Статья

Как правильно составить письмо должнику о возврате долга

Письмо о возврате долга является разновидностью деловой официальной переписки. Необходимость его использования возникает в различных ситуациях, когда нужно вернуть задолженность. Важно правильно изложить ситуацию, указать нужные реквизиты, требуемые данные. От умения грамотного составить письмо требование об уплате долга будет зависеть результат его исполнения. 

Содержание письма 


Официального стандарта или формы написания письма должнику не предусмотрено, но есть негласные шаблоны, которые упрощают его составление и выделяют среди другой служебной документации, оставаясь при этом документом. 

Письмо претензия о возврате долга состоит из двух частей – вводная и основная. Во вводной части располагается обращение к адресату персонально по имени и отчеству, которое стоит узнать заранее. Этим выражается личное уважительное отношение к конкретному лицу, возлагая на него ответственность за реализацию конкретной просьбы.

Далее ситуация последовательно описывается, используя стандартные выражения:
  • сформулировать причину;
  • определить цель просьбы;
  • указать ссылки на кредитный договор.
При необходимости можно указать конкретные законодательные и нормативно-правовые документы.

Основная часть - это изложение позиции с предоставлением убедительных аргументов. Обращение должно быть обоснованным, чтобы получатель сразу задумался о его исполнении. Необходимо привести такие аргументы, которые подтолкнут адресата дочитать текст документа до конца, рассмотреть просьбу и найти любые возможности для погашения долга. Когда излагается письмо претензия о возврате долга, принимают ряд стандартных словосочетаний, например, обратите внимание на сроки погашения, вам необходимо выполнить свои обязательства и т. д. При наличии в письменном документе нескольких просьб, их следует указать отдельным списком. Адресату нужно понимать, где, когда, в какой сумме ему необходимо погасить долг. Обобщенная просьба, без конкретных подробностей, может быть выполнена адресатом по своему усмотрению. 
Также нужно указать, что именно произойдет, если сумма не будет выплачена своевременно. Это могут быть мягкие меры в виде пени или неустойки, а также более жесткие - через обращение в суд. 



Правила оформления письма


Текст письма должен быть сдержанным и коротким, не более 3-4 абзацев. В нем недопустимы орфографические и пунктуационные ошибки, помарки и исправления. Стоит отказаться от длинных и сложных предложений, разговорных выражений, уменьшительных суффиксов, канцеляризмов.

Письмо должнику о возврате долга может оформляется на фирменном бланке отправителя. Также реквизиты можно указать самостоятельно. Это должно быть наименование организации, адрес и почтовый индекс, контактные номера телефонов, электронный адрес. Это добавляет документу большей официальности. Также нужно учитывать ряд определенных правил при составлении:
  • Если ответное письмо о погашении долга должно быть получено в определенные сроки, необходимо тактично указать желаемую дату получения ответа.
  • При написании письма используйте стандартный шрифт, воздерживайтесь от использования курсива, подчеркивания. В исключительных ситуациях слова просьбы акцентируются выделением жирным шрифтом, но не стоит злоупотреблять этим приемом. 
  • Нужно обязательно представить актуальность проблемы и значимость ее выполнения, возможность перспективной денежной выгоды или нематериальных интересов.

В конце претензионного письма необходимо подвести итоги, еще раз обозначив суть просьбы, сделав акцент на важных моментах. Тактичнее сопроводить письмо словами благодарности за понимание и помощь в решении вопроса. Завершить письмо рекомендуется подписью, указав ФИО, должность и дату. Можно заверить его печатью, если она есть у юридического лица.

Образец претензионного письма о возврате долга


Письмо должнику о возврате долга, образец которого мы предлагаем – это самый простой вариант корреспонденции:
Уважаемая (ый) ФИО,
Напоминаем вам еще раз, что до 01.09.2021 г. мы ждем полного погашения вашей задолженности согласно договору (номер и дата). На текущий момент сумма вашей задолженности составляет _ грн.
Если вы по каким-либо причинам долг не будет погашен в срок, мы вынуждены обратиться в суд. Надеемся на оперативное решение вопроса и скорейшей оплате задолженности.
С уважением, ФИО, должность и дата.
Отправить письмо можно любым доступным способом - почтой страны, электронной почтой, факсом, курьером. 

Ответ на письмо


В ответ на письмо должнику о возврате долга он может среагировать по-разному:
  • выплатить долг (это лучший вариант, который встречается довольно редко);
  • написать гарантийное письмо с указанием точной даты выплаты; 
  • не среагировать на полученную корреспонденцию;
  • написать письмо-ответ о невозможности возврата сформированной задолженности.

В любом случае должен быть какой-то результат, именно он говорит о готовности должника к будущему диалогу. Если не поступает ответ на протяжение 30 дней, то считается, что должник его получил, но не желает выполнять условия договора.
Составить письмо несложно, главное, чтобы она привело к нужному результату. Если остались вопросы, можно проконсультироваться со специалистами коллекторского агентства «Кредитдепт», которое работает в Киеве и по всей Украине. Услуги будут предоставлены качественно и своевременно.